摘   要：办公自动化系统是高校办公系统发展的必然趋势，也是高校加强自身建设、改革与发展的客观要求。本文阐述了我校办公自动化系统的设计构想和目标，以及在体系结构与功能设计上的思考，介绍了实现与推进办公自动化时遇到的主要问题及应对策略。

    办公自动化（OA）是综合利用计算机技术、网络技术和办公管理技术，在单位内部建立一个多任务、多功能的综合办公自动化系统，实现内部办公自动化、文档一体化、日常工作信息化，最终实现办公无纸化。在教育管理与信息技术紧密结合的今天，引进与建设办公自动化系统（简称OA系统）不仅是高校在新形势下改革与发展的客观要求，也是打造“数字化校园、节约型校园”的必然选择，我校于2006年8月正式开始建设OA系统，该系统的建成，不仅提供了相当于自动办公环境的平台，提高了工作效率，而且节约了管理成本，提升了我校整体的信息化管理水平。

    一、OA系统的设计构想与目标

    1.系统设计构想

    高校办公自动化系统涵盖学校的主要日常公务、事务工作，是高校将来行政管理的主要工作平台、数据中心和信息交流平台。我校信息化工作领导小组在多方调研论证的基础上，结合其它高校建设“数字化校园”的经验，没有一味地“贪大求全”，而是遵循“统筹规划、分步实施、先易后难、扎实推进”的工作思路，先上OA系统项目，而后逐步建设“数字化校园”的其它子系统，最后完成打造“数字化校园”的任务。因此在考虑OA系统具体设计时主要强调了系统的如下特性：

    （1）先进性：采用的技术既要反映当今的先进水平，又要具有很好的发展潜力。主要体现在技术先进和结构先进两个方面。

    （2）扩展性：采用主流的软件体系，基于构件的软件设计思想和迭代法，保证系统的高度可扩展性；网络建设在采用先进技术的同时，更要注重该技术的成熟性，选择的技术符合国际标准，与主流厂商产品及网络技术可兼容。

    （3）实用性：确保系统功能实用、操作简单、易学易用，适合各类人群。系统将提供统一的界面入口，使得用户能够一打开页面，就可以方便地查看主要的工作动态，有哪些待办的工作事项，并可点击立即开展工作，而不需要在不同的系统之间来回切换和寻找待办的工作。

    （4）集成性：系统在设计时，就充分考虑与数字化校园平台系统的集成，全面地考虑数字化校园集成后，与办公自动化系统的信息交叉点。在数据的编码、认证的过程和信息发布的方式上，按照数字化校园常规的、基础的规范进行。将来数字化校园应用平台建成后，可以方便地集成办公自动化系统，避免大规模的二次开发和改造。

    2.系统目标

    目标之一是满足南京财经大学各级管理人员高效率地处理日常事务的工作需要。在提供的自动办公平台上，应当自动完成以往由人完成不需要思考但需要花费时间的工作以及按规定程序完成的简单重复工作，减少需要工作人员传送实物的过程，最大限度地避免人工操作。采用合理的工作流方式处理影响工作效率的各个环节，有效地协助各岗位人员顺利完成各项工作。OA系统能够提供监督功能，为部门之间实现真正的协同工作提供保证，使各部门之间的协作更加简单方便，并通过系统的建设促进工作方式向科学化和合理化的方向转变，进一步提高办公效率。

    目标之二是满足远程办公自动化的工作需要。南京财经大学现有仙林、福建路和桥头三个校区，由于三个校区间的距离较远，造成平时日常办公极为不便，工作效率也很低，因此对OA系统的要求极为迫切。而且三校区的校园网络均通过光纤互联后通过教科网接入INTERNET，具备一定的网络及硬件条件。在此基础上，我们设想建立基于web标准、采用完全B/S应用模式的OA系统，直接实现当前校园网内的多校区内用户的远程办公。对于领导出差在外需要进行公文批阅的，可通过在网络服务上建立VPN服务的方式实现。

    二、OA系统设计方案

    1.OA系统软硬件平台的选择

    OA系统的总体设想与分步实施建设“数字化校园”的工作思路，必然要求软件系统平台必须是先进且成熟的技术，因此我们选择了Lotus Notes/Domino作为我校办公自动化系统的工作流平台，主要是基于以下几点考虑：①Lotus Domino/Notes是世界主流的企业级通讯、协同计算和Internet/Intranet平台，具有完善的工作流控制、数据库复制技术和完善可靠的安全机制，非常适合于目前高校多校区办公的需求。而且，Domino/Notes在工作流方面具有强大的开发功能，使高校能够针对自身的工作流程特点，方便地在平台开发办公系统，很好地满足个性化的应用需求。②Domino/Notes提供了强大的安全性保障。由于高校办公自动化系统涉及到重要文件的传输，因此对系统的安全性和可靠性有着很高的要求，Lotus Domino/Notes具有出色的安全性和稳定性，能够为高校办公自动化系统的高安全要求提供强有力的保证。③Lotus Domino/Notes具有良好的跨平台特点，采用了 Lotus Domino/Notes、Java 等技术，支持 Unix、OS/400、Linux、Windows 等多种操作系统，用户可以根据自己的使用习惯选择硬件平台。④Lotus Notes/Domino可以高度集成高校的各类信息资源，如与档案管理系统实现实时归档等，主要的联结工具有：DECS、Lotus LEI、ESB和与WebSphere共用的开发工具包等。

    考虑到提高数据的可靠性，因此在搭建南京财经大学办公自动化系统的过程中，在硬件平台的选择上我们采用以一台IBM主服务器加一台备份服务器的方案。

    2.OA系统软件系统设计

    我校办公自动化系统，主要体现为一系列的工作流程处理，在工作流系统设计中，我们参考了国际工作流管理联盟（WFMC）建议的工作流参考模型，充分利用Domino Web技术进行开发，结合南京财经大学行政办公程序的具体实际，整个系统设计中体现灵活性，网络管理员通过页面工具可以根据实际需要自定义工作流程，如图1所示。

图1   OA系统工作流实现原理

    在体系结构的设计上，随着Internet/Intranet技术的不断发展，尤其是基于Web(HTML、HTTP)信息发布和检索技术的发展，导致了整个应用系统的体系结构从C/S的主从结构向灵活的多级分布式结构转变，因此我们采取的是基于Lotus Notes/Domino的三层结构B/S模型，如图2所示。采用浏览器的客户界面，操作将十分简单，也可节省大量的培训时间和费用；同时，由于用户只需在服务器上作配置和维护，将大大降低系统维护、升级的难度和费用；系统对客户端机器的硬件要求不高，用户可保留原有的软硬件投资。

图2   OA系统结构图

    3.OA系统功能的设计

    根据事先征求的校内各部门对办公自动化的需求情况，我们结合开发方多年积累的开发、实施办公自动系统的经验，我们在设计南京财经大学办公自动化系统时，充分考虑了现有技术和业务需求的统一，当前应用与长远变革的统一，业务实现与制度管理的统一。系统设计的主要功能包括：公文管理（收文管理、发文管理）、日常办公管理（会议管理、车辆管理、工作请示、新闻动态、通知公告、周工作安排、会议安排、日程安排）、以及系统管理（流程定义、部门管理、权限管理、系统帮助）等, 系统功能如图3所示。

图3   OA系统功能图

    三、OA系统设计中应注意的问题及应对策略

    1.OA系统安全问题

    由于OA系统采取服务器集中存放、统一管理数据的方式，因此办公信息的安全至关重要，从项目刚开始洽谈时便受到信息化工作领导小组的高度关注，我们试图从角度建立多层次的安全控制体系。

    从物理层面上，对系统所在的环境、设备及数据进行安全保护，主要包括设备的防盗、防毁、防电磁信息辐射泄漏、防止线路截获、抗电磁干扰及电源保护等，通过严格管理及提高员工的整体安全意识来实现。为保证信息网络系统的物理安全，除网络规划和场地、环境等有一定的要求之外，还在防止系统信息在空间的扩散上做了一些工作。

    在网络层面上，对网络的边界都安装了防火墙，并需要实施相应的安全策略控制。另外，根据对外提供信息查询等服务的要求，为了控制对关键服务器的授权访问控制，并把对外公开服务器集合起来划分为一个专门的服务器子网，设置防火墙策略来保护对它们的访问。关键的数据服务、认证服务在校内的局域网络内部流转。

    在操作层面上，为了加强系统的安全管理，根据网络的业务和服务，我们要求开发方采用加密技术、防病毒技术、以及对各种应用服务的安全性增强配置服务来保障网络系统在应用层的安全，并重点从以下两个方面入手，即在病毒集散地发作频繁的网络邮件/群件系统及文件服务器上部署防病毒保护设置，当来自系统外部（互联网或外网）的病毒入侵时，在与外部连接的网关处进行有效的病毒拦截。

    应用层通过严格的权限分配来对系统的不同访问用户进行限制, 通过定时、周期性的数据备份，保证数据的安全性、可用性。

    2.OA系统用户认证问题

    我校的OA系统的认证过程，可以经由统一身份认证系统进行认证登录，实现SSO功能。即用户可以直接从办公系统登录，也可以从信息门户登陆后，通过门户上OA入口进入OA系统以及其他应用系统，在此过程中，无需再次输入认证信息，实现单点登陆。对于相同的用户，只需要记忆一套用户名/口令即可通行于门户、OA及其他应用系统之间，其使用权限也预先设定。

    不仅如此，我校建设的OA系统还要求支持与第三方手写签名、电子印章控件的集成。OA系统自身嵌入了业界成熟的、通过公安部检测的中间件：iWebOfficeSign全文批注中间件和iSignature电子签章软件。应用iWebOfficeSign全文批注控件可以实现办公自动化文档的全文批注、在线编辑、保存、痕迹保留、手写批注、B/S数据实时交互、支持原痕迹稿件、模板套红定稿和标签管理等功能；利用iSignature电子签章软件可以为客户文档提供完整性保护，采用第三方CA认证机构的数字证书，以标准的散列算法(HASH)产生文件内容的数字摘要，确保电子签章和被签文件的紧密绑定，提供安全可靠的文档保护。

    3.OA系统集成问题

    OA系统与门户的集成主要是考虑到需要选取一些全校性的公用功能集成到门户上，并为OA用户在门户上提供一个访问入口，通过这个入口，可以直接进入OA系统。具体来讲，在门户上提供访问OA的入口，并且这个入口只针对OA用户开放：即OA登陆门户后，在页面上显示这个入口，并可以通过这个入口进入OA系统中，整个过程不需要再次输入用户名/密码；而对于非OA用户，在登陆门户时，页面应该不显示OA入口的链接。此外，我们在办公自动化系统中预留其他接口，支持信息门户对OA系统其他页面的集成。

    在推进OA系统的过程中，我们深刻体会到OA系统三分是技术，七分靠管理，关键是积极促进各级各类管理人员更新观念，转变习惯。为此我们逐步建立起一支包括系统主要负责人及部门网控人员在内的系统管理队伍，同时制定了OA系统运行的规定及一整套实施细则。我校OA系统从2006年10月份初步建成并投入试运行，经过三个月的试运行，OA系统运行情况稳定，达到了预期的目标。

    参考文献：

    [1]何慧敏,唐忠,覃肖云.广西医科大学办公自动化系统实现方案研究[J].广西医科大学学报,2006（9）

    [2]吴迪.基于Lotus Notes/Domino的办公自动化系统设计[J].软件导刊,2006（9）

    注：《中国教育信息化》（高教职教）2007年3月(总第152期)P24