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案例分享丨高校研究生毕业离校流程重塑

2025-01-21 中国教育网络

　　随着信息技术的不断发展，高校信息化建设的持续深化，高校管理部门已在校内建设了各类服务师生的信息系统，常见的有教务管理系统、财务系统、校园卡系统、图书馆借阅系统等。在信息系统加持下，离校业务办理已经由学生到各个业务部门去现场办结相关事项的传统模式，逐渐转变成学生到各个业务部门的信息系统中去办结相应事项，最终凭各个业务部门信息系统出具的证明统一办理离校。

分析离校业务

发掘离校难题

　　研究生毕业离校是研究生学术生涯的重要节点，也是高校管理工作的重要环节。传统的现场办理环节往往烦琐低效，不仅增加了学生的时间和精力成本，也影响了学校的管理效率。近些年，部分高校在信息系统支持下，将离校业务逐步转到线上办理。与传统模式相比，线上模式更加快捷方便，但也存在一些问题，有很多优化改进的空间。进一步优化研究生毕业离校流程并建设完善毕业离校信息系统，实现离校流程的信息化、自动化，对于提升高校管理水平、优化学生服务具有重要意义。整体来看，当前高校研究生毕业离校主要面临以下难题。

　　流程比较烦琐

　　传统的线下离校手续办理，需要学生跑到多个部门办理手续，如财务、图书馆、后勤等部门，每到一个部门都需要进行信息核对、业务办理、签字确认和部门盖章等步骤。这样的流程不仅让学生感到耗时耗力，而且也容易因为环节多而导致出错或遗漏。近几年，在信息技术支持下，离校手续的办理逐渐转到线上。学生可以登录多个部门的信息系统办理手续，虽然免去了跑腿的环节，但仍免不了提交材料、表格填写、信息核对等步骤，仍让人觉得费时费力。

　　数据整合度不高

　　目前，大多数高校内部的业务信息系统相互独立，部分高校信息化部门虽然建立了学校统一的数据中心，实现校内各业务信息系统间的数据交换，但实际各业务部门的数据库还是跟随业务信息系统一同建设，各业务部门数据库并不能做到真正的整合，学校层面无法及时快速获取各业务系统的离校办理数据，难以进行快速准确的统计和分析。各个业务系统间数据交换依赖学校中间数据库的定时同步任务，数据的时效性比较欠缺，但离校手续的办理环节往往存在前后关系，后置环节需等待前置环节的数据同步完成后才能进行办理，时常会出现学生要办理某个环节的时候前置环节的数据还未同步。

　　学生缺乏获得感

　　离校流程办理大多是让学生去具体业务部门办结相关事项，比如退宿舍、退食堂饭卡、借阅图书功能关闭、校园进出权限关闭等等，这一系列离校环节完成后，学生和学校的关联大多被切断，整个办理过程中学生仿佛没有获得什么。同时，整个离校手续办理也未能做好学生到校友身份的衔接过渡，未能进一步加深学生与学校的情感关联。

制定建设原则

解析离校场景

　　为更好地推进“研究生毕业离校一件事”，浙江大学（以下简称“浙大”）制定了以下几点原则。

　　首先，统筹兼顾，协调推进。成立工作小组，加强各相关职能部门间的协同，围绕研究生毕业离校，统筹各部门、各毕业离校环节需要的数据和字段，避免业务部门随意采集数据、随意同步数据，同时减少学生反复填写信息。

　　其次，优化流程，协调汇聚。坚持线上线下协同，通过优化毕业离校流程，集成服务事项，切实提升办事效率。在数字化转型进程的风口，依据学校数据中心的标准化要求，着力发挥标准化的互联互通作用，促进各部门数据共享。

　　再次，需求导向，重点突破。聚焦毕业离校事项优化的迫切需求，围绕数据共享、流程再造、服务协同等关键目标，重点突破毕业离校办理过程中的痛点、难点，方便学生办理离校手续。

　　基于以上基本建设原则，浙大对研究生毕业离校场景进行解析，主要开展了以下三项工作。

　　一是业务梳理、捋顺流程。召开多次协调会，就离校办理现行工作机制面向毕业研究生代表、各院系、各相关职能部门征询意见建议，开展流程梳理、情况排查与需求调研工作，总结研究生毕业离校工作相关问题从而对研究生毕业各个环节重新梳理。

　　二是功能整合、数据统一。“研究生毕业离校一件事”前端基于浙大研究生教育管理信息系统，并集成至“浙大钉”App，毕业离校流程依托学校流程审批平台和学校数据中心。校内各业务部门采用在本部门信息系统办结业务后将数据同步到学校数据中心或直接在学校流程审批平台进行业务办理的模式，确保师生只需登录一个入口办理离校相关业务。

　　三是特色创新、留存记忆。毕业离校对于研究生来说意义非凡，标志着研究生阶段的学习结束，也代表着学生到校友身份的转变。在离校业务办理中增加“研途记忆”应用，通过汇聚研究生在校期间的生活、学习、科研等数据，自动生成每个研究生专属的学业期间的电子记录，进一步加强学生与学校的情感关联。

离校应用与成效

构建毕业离校应用

　　如图1所示，浙大基于研究生教育管理信息系统，构建“研究生毕业离校一件事”应用，提供移动端和PC端两种页面，应用可通过“浙大钉”入口访问。应用功能包括离校手续办理、离校指南、离校进度查询、校友卡领取、“研途记忆”查看分享等。

图1 浙大“研究生毕业离校一件事”整体架构

　　优化毕业离校流程

　　浙大依托学校流程平台及学校数据中心，梳理现有毕业离校流程，按毕业离校的办理顺序与相关业务部门逐个核对，确保学生在离校业务办理的时候高效便捷。

　　具体的优化项包括：将部分节点的人工审核模式升级成数据对接模式，部分节点由系统自动判断是否通过，从而加快审核进程；为学生直观展示“办理节点名称”“办理时间”“办理地点”“负责人”“备注”等，方便学生实时了解当前办理进度；为节点办理人员增加待办提醒等相关提醒功能，进一步确保节点办理的时效性。

　　打造求学回忆录

　　浙大充分利用学校数据中心数据汇聚和数据共享功能，借助离校一件事的契机，进一步整合校内各平台和系统的研究生相关数据。学校通过数据中心，从教务、图书馆、校园卡等多个系统进行数据汇聚，整合修课及成绩、获得奖项、出国境记录、线上学习、图书借阅、体育运动、校园生活等数据，构建研究生在校期间的数据集合，从而打造研究生的在校回忆录——“研途记忆”，方便学生回顾在校期间的学习生涯。

　　浙大“研究生毕业离校一件事”的上线，解决了研究生毕业离校的大部分需求，实现了以下突破。

　　第一，实现毕业离校流程再造。新的毕业离校流程避免了学生去登录多个系统办理业务，减少了毕业生重复申请、多次填表。毕业离校流程较以往更加简洁、流畅、清晰，让师生享受到了更多信息化带来的便利。

　　第二，优化校内数据共享利用。学生在校期间相关数据都会进入学校数据中心，毕业离校各个环节数据由数据中心统一提供或通过数据中心中转。学校数据中心管理和共享校内数据的功能进一步发挥，为打造校内更开放的数据服务生态提供了可能。

　　第三，提升获得感和情感牵绊。全新打造的“研途记忆”功能，让学生在办理毕业离校过程的同时获取一份回忆录，回忆自己在校学习期间的点点滴滴，从而加强学生与学校的情感牵绊。毕业离校环节也加入了校友手续的办理，方便学生到校友的身份切换。

　　“研究生毕业离校一件事”的建设，开展了高校数字化转型的探索，为如何规范和利用学校教育管理中产生的各类数据起到试点示范作用，有助于提升高校教育管理的精准化和管理决策的科学化，从而为高等教育提供更好的支撑保障。

　　来源：《中国教育网络》2024年9月刊

　　作者：王磊1、洪波2、林传峰2（作者单位1为浙江大学研究生院，2为浙江大学信息技术中心）

　　责编：陈永杰

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