随着信息网络技术的飞速发展，网络应用已深入到高校的教学、科研、管理等各个方面。相对于其他系统而言，学校办公自动化系统（OA）的建设与推广一直比较滞后，但是，其建设需求极为紧迫。在行政管理方面，学校各办公流程相对比较复杂，且环节众多，使得行政办公效率普遍较低，无法实现协同办公，无法为学校领导层改善学校行政管理水平而提供行政管理的决策信息。随着学校二级管理体制的逐步建立、全校性信息门户与平台的建设与发展，OA的建设变得越来越重要。为了进一步适应高校现代化管理的需求，推进高校校务公开，一套集网络化、自动化、智能化于一体的办公自动化系统，无疑是高校迈向管理现代化的“基石”。借助办公自动化系统，学校重新梳理并规范了行政管理流程，解决办公环节繁多的问题，真正实现协同办公，同时也使学校各级领导从繁琐、无序的事务处理工作中解放出来，从事核心的规划、分析与决策工作，提高行政管理水平与管理效率。

　　2005年下半年，根据学校在教育管理和办公实务方面的实际需求和发展需要，上海财经大学办公自动化系统建设正式启动。项目以沟通、协作、协调为建设目标，旨在帮助员工实现信息、资源的共享，增强员工协同工作的能力，强化领导的监控管理，实现公文流转、审核签批等行政事务的自动处理，促进管理的电子化和规范化。

　　协同办公整合各个要素

　　上海财经大学办公自动化系统通过对各办公要素的整合，实现工作流、信息流和知识流的全面管理，规范办公流程，提高办事效率，降低办公成本。具体成效主要有五个方面。

　　系统功能覆盖面全

　　系统功能覆盖学校行政办公的各个环节，为全体行政人员提供协同办公环境，并且支持远程办公和事务委托；公文、材料全部实现无纸化流转、分发和查阅，通过与档案系统集成实现文件的电子归档，为学校节约大量资源。系统功能结构如图1所示。

　　我校办公自动化系统从2008年3月上线使用至今共流转包括发文、收文、会议纪要、内部请示、用章申请、证明/介绍信、权限变更申请、督查督办、信访等公文11912件，发布通知公告数量为3029件，会议申请3479件，内部邮件243709件，档案文件11260件，其他文档3442件。内部邮件以其快捷、方便、人性化的特点，使得应用效果尤为突出。办公自动化系统的全面应用，使得每年由办公自动化系统节约的纸张成本相当可观。

　　规范、优化办公流程

　　办公自动化系统的建设伴随着学校办公流程的梳理和完善：通过系统建设，规范了学校发文、内部请示、信访、督查督办等10余项流程，学校办公流程变得规范、有序，行政人员责任明确，权限分明，具体事务落实；系统使用还促进事务处理公开透明，工作效率得到大大提高，如在学校的内部请示方面，使用系统前常常发生文件送错部门，文件越级报送，文件处理速度缓慢，申请部门无法获悉文件位置及处理结果等问题。在系统建设过程中，学校对内部请示流程进行梳理，明确主办部门，在系统实现上杜绝了越级上报，强化对流程的监控，防止文件的错送误送。同时申请部门可以随时查询文件目前位置及处理情况，文件流转实现透明化和规范化。

　　加快信息流通

　　通过使用办公自动化系统，领导层下达的文件、通知、任务可以迅速传达到相关人员，无任何中间环节。行政人员可以在第一时间知道学校的最新动态和政策，更加关注学校的发展。同时，信息的流通免去诸如打印、分发、打电话、找人等诸多困扰，与学校档案管理系统进行自动集成，对已处理的文件自动归入档案系统，节约了纸张、人力等办公成本，有效支持多部门之间的协同工作，实现高效协作办公。此外，系统还为用户提供许多个人办公的实用功能，如日程安排、内部邮件、事务委托等。

　　整合资源、加强知识共享

　　通过办公自动化系统的使用，学校的各类公文、材料、简报和规章制度等资源都实现了整合和集中管理，便于学校教职工进行信息查询。各院系、部门将每年的工作计划、工作总结集中上报，由校长办公室统一管理，强化学校各项工作的监督和检查。资源的整合与信息共享促进校务公开，提高信息服务质量和信息资源的利用率。

　　支持领导管理与决策

　　办公自动系统中的各事物处理提供“观察箱”功能，方便领导层随时查看各项工作的进程，增强管理层对组织的控制力，及时有效控制各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的行政办公情况，及时发现问题和隐患，及时解决，从而减少差错，避免突发事件，反复出现的问题或情况纳入常规工作进行管理和控制，防止低效办公。系统还提供按部门和按事务分类两个维度的统计报表，为领导管理与决策提供依据。