随着信息化建设的不断推进，高校对不断提升政务信息化水平、提高工作效率、提高学校各部门的执行力与工作效能等方面提出了明确要求。这本质上是面向变革治理结构、提升高校治理能力提出的发展需求，也就是对跨部门的协同办公、高效的管理和优质的服务、信息资源的交互共享提出了便捷、智能的要求。因此，建设与之相适应的政务办公系统成为重要工程。

　　政务办公系统现状及问题

　　政务办公系统是学校政务上通下达的重要服务工具，随着学校的发展，信息规模的扩大，业务范围的拓展，学校各部门对该系统的需求日益增强。目前，该系统在很多高校已经无法满足发展需求，各高校政务办公信息化主要存在以下问题。

　　1.业务管理依靠实体，影响办文办事办会效能

　　政务办公系统没有为学校主体业务提供网上办公模块；两级收文、两级发文、业务签报、业务审批等业务主要依靠纸质文件，流转效率低，过度依赖办公人员，实体业务量繁重。同时，部分实体业务环节较多，涉及部门较多，部分环节不透明、不规范，缺乏有效监控和评价，督办与考评难度较大，成为学校改善管理效能、提高服务水平的重要制约因素。

　　2.信息管理功能单一，无法适应现代办公需求

　　政务办公系统以信息发布、资料查阅、领导日程等几个功能模块最为常用。然而，这些模块的功能相对单一，开放性较低，只实现了信息的单向度发布，没有信息定向推送，缺少信息的反馈等交互功能。该系统面向的用户群体主要为部门用户，广大教职员工并没有使用系统进行网上办公，教工的政务业务需求仍只能依靠人工办理。此外，随着移动办公的普及，现有办公自动化系统没有设计移动办公平台，异地办公限制较大，不符合现代化移动办公趋势。

　　3.服务功能滞后，缺乏必要的基础数据支撑

　　政务办公系统无法满足个人办公需求，办公资源共享程度不够。事项申请和审批无规范程序，部分资源使用仅能通过人工获取；紧急信息使用网上发布配合人工电话、短信进行通知，无信息反馈平台，不能及时掌握全部情况，工作效率较低、成本较高；无法进行个人日程管理，会议、活动安排，不能调用个人日程，缺少个性化的订制、提醒等功能。此外，现有系统没有可依托的公共数据库，无法实现与其他信息系统的共享和交互。

　　4.跨部门业务依靠实体，服务质量效益不高

　　随着各个部门审批业务量的提高，师生办理实体业务需要耗费的时间精力较多，成本较高，政务办公系统已经无法适应校务信息化的需求，也不符合师生对于节省办事时间、提高办事效率的迫切期待。同时，在精简审批事项成为大势所趋的时代背景下，细致梳理学校审批事项，以删繁就简、按需设计、逐步上网为原则的网上审批流转功能，对于满足师生需求、提高校务效率具有十分重要的现实意义。

　　服务型政务办公系统建设目标

　　政务办公系统的核心任务是“优化业务流、梳理信息流、整合资源流”。通过服务对象转变的方式，促进服务机关平台向机关服务平台转变；通过公开透明的方式，促进行政事务上线向行政事务整合转变；通过分层开放的方式，促进信息单向交互向信息多向交互转变。最终实现“流程再造、信息支撑、资源共享”，这是政务办公系统信息化建设的基本任务，也是学校建设政务办公系统的基本缘起和方向。

　　政务办公系统的总体建设目标是：紧密围绕服务全校师生员工，面向多元用户，建设富有效率的业务流程整合平台，充满活力的政务信息交互平台，更加开放的数据资源共享平台，促进管理的科学化，符合现代大学要求的信息化行政中心。围绕这个总目标，分解成以下具体建设目标：

　　1.通过整合学校行政业务工作流程，实现办文、办事、办会的一体化管理

　　（1）实现学校非涉密外来文件、校内发文的全流程网上流转。实现公文流转、公文发布、规章制度更新、信息公开等栏目的同步管理，自动归档。

　　（2）规范学校非密会议与活动时间管理完全网上流转，实现会议与活动的审批、信息推送、参会反馈、个人日程的一体化管理。

　　（3）以线下业务流程再造为基础，逐步由线下实体沟通为主到线上协同办公为主，进展全程可查、可控、可督办。

　　（4）实现师生员工日程、时间一体化管理。

　　2.通过整合审批事务流程，面向师生提供便捷高效的集中服务

　　（1）抓取并集成其他系统面向师生的相关业务流程“进驻”大厅，建设“网上综合服务大厅”，最大限度实现师生的一站式服务。实现师生“只进一扇门、只跑一次腿”的服务理念。

　　（2）全面梳理校内所有面向师生服务的事务流程，根据学校机关部门的业务需要，依托流程平台搭建业务流程，成熟一个上线一个的敏捷实施理念。

　　3.完善信息交互功能，实现部门通、事事通、人人通

　　（1）实现部门与部门之间的信息即时传递送达。

　　（2）实现即时通讯与信息推送，与个人日程同步集成，与商业通信平台互联互通。

　　（3）实现多层级用户的信息交互，跨系统、跨平台、跨终端的信息数据交互一体化管理。

　　4.实现数据统计分析与管理决策支持

　　（1）实现对基础数据库数据资源的查询与统计。

　　（2）推进大数据应用，通过对大量政务数据分析、整合利用，挖掘潜在价值，为各级管理提供决策支持。

　　5.实现业务面的有序延展

　　（1）办公系统可先通过几个基本工具模块的集成来实现上述建设目标，并通过针对工具模块的自主开发与利用，实现业务范围横向的延展，对学校整体信息化建设提供有效支撑。

　　（2）面向校院两级管理，在前期学校电子校务系统建设经验基础上，采用“分层开放，个性定制”的方式，向机关部门、直属单位、教学院系二级单位纵向的延展，预留两级管理数据交互渠道，解决机关院系二级单位对本部门内部的政务信息化需求。

　　6.同步建设电子校务系统移动终端

　　实现信息交互与政务处理延伸到个人移动终端，适合移动办公的常用业务与PC端同步。

　　服务型政务办公系统平台设计

　　政务办公系统将由多个业务平台、多个功能模块构成，采用服务集中、管理分散、数据共享、业务隔离相结合的原则建设；整个系统符合校园系统安全保障体系要求；系统所有数据按照学校数据标准集要求建设；为数据共享、数据分析、数据决策做支撑；系统与统一身份认证系统、短信系统、邮件系统等进行对接，满足一体化服务和管理的需要。系统总体架构如图1所示。

图1 政务办公系统总体架构

　　政务办公系统层次之间以松耦合接口方式建立关系，以服务的理念相互支撑，以服务用户为最终目的。各业务子系统采用开放性、扩展性和适应性原则开发。

　　1.用户层：该层根据服务方式、管理方式、业务系统等的不同进行用户类型划分，校领导和教职工主要是服务流程使用；业务人员主要是对具体业务流程的用，比如政务办公人员的发文业务的服务应用；审批人员主要是对所有服务流程的中间节点的审批；管理员主要是对具体业务后台系统的管理，为了安全，从业务系统的独立入口进入；其他人员主要是临时加入的校内需要申请、审批、办理事务的相关人员。

　　2.服务层：该层面向用户展示服务事项，以流程服务中心为载体，将所有的用户应用集中起来，所有办理用户和审批用户都进入流程服务中心进行业务办理，流程服务中心会根据不同角色进行不同业务的权限分割，从用户角度实现了“一站式”的服务效果。管理员用户会从独立的入口进入业务系统后台进行独立的业务管理。

　　3.业务层：该层主要是具体业务内容的实现，以办文、办事、办会的一体化为核心，以用户统一入口为目标，以用户服务为对接需求，以当前实际应用为基础进行建设。所有的业务系统都与统一身份认证平台进行对接；根据用户实际需要与短信平台、邮件系统等进行对接；从各自业务系统抽取独立的服务流程与流程服务中心对接，对接采用深度接口方式，各自业务系统按照流程服务中心接口标准完成各自接口，并注册到流程服务中心。业务层所有的后台管理系统业务各自独立，管理人员相互独立，最终形成平台集成、系统对接、业务独立、互相融合的政务办公系统。

　　4.数据层：该层主要是整个政务办公系统的数据中心，包含业务数据、基础数据、中间数据、历史数据等；数据交换平台负责整个数据的共享和调度工作，实现政务办公系统基础数据来源于校数据中心，同时把业务数据共享到数据中心。

　　5.基础层：该层主要是政务办公系统的支撑资源，包含操作系统、中间件、CPU、内存、存储、网络、数据库等相关资源。

　　系统建设思路与内容

　　学校政务办公信息化将建成服务统一、高效安全、开放性好、扩展性强的政务办公系统，通过该系统实现学校政务办公的信息化、流程化、标准化。学校的建设思路为：

　　一是以面向师生服务为出发点。围绕解决师生在办理业务过程中“反复跑”“绕圈跑”的现实问题，把提高信息共享、优化业务流程、加强业务协同、提高数据的决策支撑能力作为建设重点，突出建设集约化、应用平台化、服务整体化、界面简洁化，切实减轻师生工作压力、提升服务办事效率，让全校师生受益。

　　二是强化系统安全性。系统运行后，加大安全可靠产品的应用力度，提升信息安全保障能力。采用先进的技术手段和网络设备，保证网络系统和网络服务的安全性；采用安全技术解决用户身份认证、用户权限管理、数据加密和完整性等信息安全问题。采用可靠成熟的技术，数据应有适量冗余及其他保护措施，具有容错性、健壮性。

　　三是注重系统的标准性和可扩展性。采用的协议信息格式、接口和数据标准，严格遵循国家、教育部、工信部电子政务建设和学校信息化建设的标准规范，保证系统能与其他系统进行快速和顺利的数据交换。考虑到应用系统的建设是一个循序渐进、不断扩充的过程，系统应采用积木式结构，要充分考虑各种组件的可重用性，为今后系统扩展和集成做好准备。

　　四是注重系统的先进性。系统在设计思想、系统架构、采用技术、选用平台上均具有一定的先进性、前瞻性、扩充性，考虑一定时期内业务的增长。在充分适应技术先进性的同时，采用成熟技术，保证建成的系统具有良好的稳定性、可扩展性和安全性。

　　五是注重系统的开放性。在系统构架、采用技术、选用平台方面都有较好的开放性，有利于系统推广。同步推进适合各种浏览器的操作系统。同步推进移动终端系统的设计。积极探索新技术在办公中的应用，构建互联互通和高效服务的技术应用体系。

　　学校政务办公系统建设内容主要包含公文系统、事务平台、日程平台、场馆系统、信息系统、督办系统和移动平台；公文系统主要包含发文模块、收文模块、请示签报模块、平行函模块，该系统独立的、专业化的流程设计模块，与学校网上办事中心深度对接；事务平台主要是实现所有办公类事项的流程化，该平台依托学校流程服务中心开发；日程平台主要是全校教工、各级领导的日程安排，提升学校人员的时间管理；场馆系统对全校会议场馆安排的流程化申请，提升会议场馆的利用率；信息系统依托学校站群系统开发，集成学校所有机关部门的全校性信息；督办系统主要是学校重大事项的督查督办功能。以上所有系统的服务事项全部集成网上办事中心，移动平台是对以上系统服务事项，秉承移动化、方便化、轻量化的原则，实现用户服务化流程模块。整个建设内容以服务为核心、管理为支撑、共享为保障、流程为标准来规划建设。

　　建设成效

　　政务办公系统建立后，将给全校教工展示一个高效、易用、安全、稳定的集办文、办事、办会为一体化的信息办公平台，并以学校数据中心为依托，与学校财务处、人力资源处、后勤集团、图书馆等相关部门建立有关数据资源的共享，完成系统数据资源对全校开放，实现统筹全校各类办公管理功能。为广大师生提供更好的服务，为学校信息化建设提供有力支撑。

　　1.办文一体化

　　实现校级、二级部门办文一体化，不同教工根据自己在办文中所处的角色不同，以及不同办文流程，办理自己的相关工作；最终实现各类公文办理工作在统一平台流转，实现对全校各类办文流程的优化改造。

　　2.办事一体化

　　实现全校各类事务办理集中展示，全校教工根据需要进行网上办事，设计办事流程的相关部门和领导进行网上审批，达到及时办理，及时查询，及时监督功能；最终实现各类事务办理工作在统一平台流转，实现对全校各类办事流程的优化改造。

　　3.办会一体化

　　实现全校各类会议及日程集中展示，各级管理员根据需要进行会议添加和人员添加，校内教工可及时查看自己参与的各类会议；最终实现各类办会信息的统一管理，实现对全校各类办会流程的优化改造。

　　根据政务办公系统业务需求，从服务、管理、监控和共享角度统筹考虑，我校政务办公信息化建设将建立一个以办文、办事、办会为主线，集管理、服务、决策工作于一体的电子校务信息化工作平台。平台集高效性、易用性、安全性、稳定性于一体，加强信息共享，提高资源的优化利用，提高校务管理、服务和监控的水平。服务方面，系统实现办文服务、办事服务、办会服务等功能，为广大师生员工提供校务工作、信息查询等服务；管理方面，系统实现日程管理、信息管理、公文管理、事务管理等功能，提高全校教工办公效率；监控方面，系统提供信息监控、事务监控等功能，为校领导和各级管理部门提供良好决策支持；共享方面，系统建设各类信息交换接口，为学校信息化建设提供数据共享和信息平台共享支撑。

　　(本文刊载于《中国教育网络》杂志2020年1月刊，原标题为《立足服务打造高校政务办公系统》，作者：刘振广，单位为哈尔滨工程大学信息化处；责编：朴艺娜)