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案例分享丨高校全流程项目统筹机制

2023-03-22 中国教育网络

　　经过多年的建设，北京师范大学构建了网络安全和信息化领导小组负责决策，信息网络中心负责IT公共基础设施建设和技术保障服务，各二级单位和校内师生广泛参与的信息化工作机制；

　　形成了“多校区一张网”“多校区一卡通”“数据一张表”和“认证和信息一个门户”，以及“基础设施集约化建设模式”和“线上线下一站式服务模式”；

　　建成了扎实的信息化基础环境和安全保障能力，在校园信息公共服务、校务数据建设与应用、网络信息安全、新技术应用、疫情精准防控和在线教学保障等多个领域取得了显著的成果，有效支撑了学校的管理服务和改革创新。

完善项目统筹管理机制的必要性

　　首先，学校治理能力和治理体系现代化的提升、“双一流”建设和“一体两翼”发展战略的实现离不开信息化的支持，需要学校从全局角度进行统筹规划、推进实施。

　　其次，网络安全作为信息化工作的底线，需要全面掌握信息化设施底数，进行统一安全防护，并且新项目在实施过程中需要同步进行网络安全建设。

　　再次，师生对业务集中办理，界面简洁、易用等方面也表达了更高的期望。

　　最后，二级单位信息化工作需要突破人员和经验的制约，也需要更多的技术指导与支持，避免重复建设和数据分散，提升信息化工作效果，确保网络安全。

　　此外，根据《行政事业单位内部控制规范（试行）》的要求，信息化建设工作需要规范、高效地进行归口管理与归口审核，必须由熟悉和掌握信息化工作属性与特点，且具备一定专业基础的信息化部门负责。

　　然而，北京师范大学信息化项目统筹管理力度不够，没有明确的归口管理单位，存在相关单位管理职责不明、多头审批论证、重复分散建设的情况；

　　技术和业务缺乏统一规范，存在部分项目采用的技术陈旧与学校公共平台集成困难、建设中未同步进行网络安全配套建设等情况；部分信息化项目存在重立项建设、轻应用的问题。

　　以上问题给网络安全管理带来了很大隐患，制约了学校信息化工作的进一步发展，学校亟需进一步完善信息化项目管理机制，以满足学校高质量发展、数字化转型、网络信息安全保障、师生服务体验优化，以及内控建设等要求。

建立全流程项目统筹管理机制

　　北京师范大学通过设置专职管理机构，梳理优化了管理流程，制定了《北京师范大学信息化项目管理办法》及相关实施细则和技术规范。学校按照“统筹规划、归口管理，各司其责、效益评估”的原则，在现有的财务管理、设备管理、采购管理、合同管理和资产管理基础上，建立了基于信息化项目库的全流程项目管理机制，对项目进行精细化分类管理，促进学校信息化工作统筹管理和分工协作，保障信息化项目实施质量。

　　机构设置及职责划分

　　北京师范大学于2017年成立网络安全和信息化领导小组，全面领导网信工作。2018年成立的信息建设办公室，与信息网络中心合署办公，作为信息化工作归口管理单位被明确赋予了统筹管理职责，负责起草信息化项目管理相关制度，统筹提出信息化项目中长期规划和年度建设计划，组织信息化项目的申报、审核、论证、验收和效益评估等，申请信息化专项经费预算并提出分配优先级建议，归档管理信息化项目资料，协调推进项目的实施。

　　信息网络中心作为技术服务单位，负责建设公共IT软硬件基础设施、网络信息安全防护系统和全局性、跨部门综合应用平台，其他二级单位原则上不再单独建设网络、机房和基础应用平台。为了贯彻“财事结合”理念，有效发挥职能部门在项目各阶段的作用，学校还明确了各二级单位作为项目建设单位，需对项目的需求、实施、应用、运维等工作负首要责任。同时，学校组建了由校内职能部门、学部院系代表和校内外专家组成的信息化专家组，对项目需求和建设方案进行严格把关。

　　信息化项目库

　　学校信息化项目库包括项目申报库、项目储备库、项目立项库。校内部门根据要求提交申报材料并审批通过后的项目可纳入项目申报库。项目申报库中的项目经业务和技术审核，且经必要性、可行性和预算合理性论证通过后，可纳入项目储备库中。

　　预算落实的储备库中的项目，可纳入项目立项库。入库项目实行滚动管理，项目库每年调整一次。因信息化项目需求和技术变化较快，储备库项目有效期为2年，超过有效期的项目需重新申报入库。

　　信息化项目的定义与分类

　　北京师范大学信息化项目主要是以计算机、通信技术及其他现代信息技术为主要手段的信息化设备、信息网络、信息安全、信息资源、信息应用系统等新建、扩建或者改建项目，包含成熟的软硬件货物、软件和资源定制化开发服务、信息化运维服务等。

　　为了进行精细化管理，学校对信息化项目进行了多维度分类。从应用范围来分，学校信息化项目分为各单位个别人使用的内部项目或特色项目（个性化应用类）和面向所在二级单位或面向全校提供服务的项目（公共服务类）。个性化应用类项目一般由建设单位自行落实经费，公共服务类项目可使用学校信息化专项经费，也可由建设单位自行落实经费。

　　从项目预算金额大小来分，信息化项目根据学校采购限额可分为大中型项目（超过采购限额的项目）和小型项目（采购限额以内的项目）。其中，公共服务类的大中型项目是统筹管理的重点，严格执行全流程管理；公共服务类小型项目或个性化应用类项目可适当简化流程。此外，各单位采购专用于教学科研活动的信息化设备，可以参照较成熟的科研仪器设备采购相关管理流程执行。

　　优化公共服务类大中型项目管理流程

　　如图1所示，在梳理现有财务管理、采购管理、合同管理、设备管理等工作基础上，学校制定了包含项目规划/计划、入库、实施、验收、归档和效果评价等项目管理全流程，实现公共服务类大中型项目的管理。

图1 项目统筹管理全流程

　　1.项目规划/计划

　　信息化建设办公室基于学校现有信息化发展制约因素，结合学校发展目标，通过征集师生服务诉求、院系和管理服务机构工作要求，统筹制定信息化中长期规划和年度工作计划。同时，信息化建设办公室根据中长期规划和年度计划，制定信息化专项经费支持的信息化项目申报指南，定期向全校二级单位征集项目需求。各二级单位也可根据实际需要随时申报信息化项目。

　　2.项目入库管理

　　项目建设单位向信息化建设办公室提交包含项目必要性及建设目标、项目需求及调研情况、项目预算等内容的项目需求申报材料，经材料完整性、业务、技术等方面审核通过后纳入项目申报库。申报库项目经信息化建设办公室组织专家论证通过后，纳入项目储备库。储备库中预算落实的项目将被纳入项目立项库。

　　3.信息化项目实施管理

　　项目建设方案论证：对于立项库中的项目，建设单位依据项目需求制定包含项目详细需求、技术方案、信息资源规划、实施计划、项目配置清单及采购资金预算等内容的建设方案，经业务和技术审核通过后，由信息化建设办公室组织专家论证，通过后方可进行采购。其中，包含大型信息化设备的项目需与设备归口管理部门进行联合论证，一次性出具双方认可的论证意见。

　　项目采购：建设单位根据论证后的项目申报书按照学校相关采购流程进行采购。

　　合同签订：学校所有合同均需按照统一的合同管理流程执行。合同签订环节中，信息办作为项目归口单位对项目合同进行审批，在确保采购内容与建设方案一致的同时，根据信息化项目特点对合同中相关商务、信息保密、验收条件等条款进行核实。

　　项目进度监督：信息化建设办公室对签订合同后的项目按照项目安排及时了解项目进度，协调解决项目推进中遇到的各类问题。因故不能如期完成的项目，建设单位需提前一个月向信息化建设办公室提交延期变更申请，并明确变更后的项目推进计划。按照学校财务要求，项目延期时间原则上不能超过一年。

　　项目需求变更或项目终止：项目如在实施过程中有业务需求的增减、或者项目因需求消失等，涉及项目建设内容变更或项目终止。为了保障学校资金效益和安全，建设内容变更超过一定比例或终止的项目，项目建设单位需向信息化建设办公室提出申请，经技术负责单位、业务主管单位、财务部门和国有资产管理部门联合审批通过，并由信息化建设办公室组织专家论证后，由建设单位与承建单位协商，签订变更或终止协议。重大项目终止须由信息办向领导小组进行专题汇报，由领导小组研究决定。

　　4.项目验收

　　项目经项目建设单位审核完成了合同约定的内容后，由项目建设单位向信息化建设办公室提出验收申请，经技术服务单位、业务主管单位审核通过后，可由信息化建设办公室组织专家对项目进行验收，出具验收意见和完善建议。

　　5.项目档案管理

　　项目验收通过且按照验收意见、建议整改完成后，项目建设单位按照目录要求整理材料，并及时交给信息化建设办公室审核通过后存档。

　　6.项目评价管理

　　项目验收完成后，信息办定期从项目目标、项目执行进度、项目应用效果等方面对项目进行综合评价，评价结果作为后续项目申报审核、预算分配的重要参考依据。

　　其他项目管理流程

　　公共服务类小型项目和个性化应用类项目也需进行项目需求申报，通过信息化建设办公室组织的审核和论证后，方可纳入项目储备库。储备库中项目落实经费后，由建设单位自行组织建设方案论证（信息化建设办公室安排相关人员参加）。

　　建设方案和论证结果等材料经审核通过后，信息化建设办公室出具项目备案表，建设单位可按照采购流程进行采购，完成合同签订。项目建设完成，建设单位提交的验收申请审核通过后，自行组织项目验收，信息化建设办公室安排相关人员参加。验收通过后，项目相关文档也将进行归档管理。

实施效果

　　新的管理机制加强了学校信息化项目统筹力度，优化了项目管理流程。同时，加强了多个项目管理相关部门之间的联动和信息共享，形成了共同推进非项目库项目不能建设的合力，减少了项目多头论证、评审的情况，形成了相对完善的信息化项目档案，为提升学校网络信息安全管理提供了条件。

　　实现了统筹与自主的结合。在加强项目源头和验收统筹的同时，通过明确各方职责边界，保留了建设单位的需求自主和建设、应用自主，提升了相关部门工作的积极性。

　　加强了技术和资源服务。项目建设过程中充分使用了学校已有信息化基础资源、公共平台集成和数据交换与共享，减少了因重复建设或建设质量不高导致的经费浪费。同时，相关消息提醒和业务办理也能集中到信息门户、办事大厅等公共平台中，减少了业务办理的分散情况。学校专业信息化工作团队的技术指导、把关和参与实施也提升了项目实施质量，助力项目按期保质保量完成。

　　新的信息化项目管理机制自2021年实施以来，学校定期集中进行信息化专项经费的项目需求征集工作，接收建设单位因需要随时提交的项目申请，每年入库项目100余个，与多部门联合组织项目集中论证、验收会20余次，参加各单位组织项目论证、验收会10余次，基本覆盖了学校所有公共服务类大中型项目，进一步提升了信息化对学校发展战略的支撑和师生服务的体验。

　　作者：卢小清、别荣芳、谢彤芳、刘禹（北京师范大学）

　　责编：陈永杰

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