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将IT治理定位为高校战略职能

2024-05-14 中国教育网络

　　为使IT治理得到清晰的理解、充分的支持和良好的定位，学校领导者需要加强与IT部门的战略合作关系，向各利益相关者展示IT治理的价值。

　　过去几年，高校管理工作和员工的方式发生了巨大变化。EDUCAUSE日前就高等教育IT治理（信息技术治理）现状进行了快速民意调研，以回答目前高等教育领域IT领导者面临的一些最紧迫的问题：成功的高等教育IT治理最关键的要素是什么？IT部门如何进一步提升IT治理的地位，使其成为符合学校运营框架的有效战略职能？接下来，学校该何去何从？在本调查报告中，IT治理是指确保有效使用IT，使学校实现其战略目标的计划或流程。

　　大多数受访者表示，他们所在的学校目前已经建立了IT治理。各学校正在使用几种不同的方法来构建IT治理主体（指定的领导者/利益相关者及相关决策权），并推动IT治理工作（正式或非正式），其中一些方法比其他方法更有效。伴随着着疫情给高等教育带来的冲击，各学校也在调整或改进IT治理的方式。

　　高等教育的IT治理状况

　　调查显示，在高等教育领域，IT治理在今天与十年前一样重要，尽管各学校对IT治理的推进程度已经落后于其他方面的战略。近三分之二的受访者（64%）表示，其所在学校目前已经建立了IT治理。近一半的受访者同意或强烈同意，在过去10年中，高等教育中的IT治理“发生了巨大变化”（49%），并且“总体上有所改进”（48%）。尽管如此，大多数受访者认为，在过去10年中，学校的IT治理落后于其他战略工作（66%表示同意或非常同意），这可能反映出各学校的既定IT治理工作缺乏正规性（36%为正规管理）。

　　同意或强烈同意IT治理总体上有所改进的受访者认为，IT治理在以下四个方面有所改进。

　　提高利益相关者对IT治理和IT价值的认识、理解和支持（40%）：疫情凸显了IT对校园的重要性和战略意义；IT治理被推到最前沿，助力学校的战略决策。

　　将IT战略与学校总体战略、战略优先事项和其他战略职能更好地融合（28%）：与全校高层领导者合作，做出更好的决策。IT已成为学校的“价值”核心。

　　IT治理框架的可用性、流程和结构改进（25%）：将政策、程序和资源从分散的单位整合为更精简、更具成本效益的集中资源，并在政策和程序方面更频繁地使用单一的真实来源，而不是单位孤岛中包含的相互冲突的信息和方法。

　　提高领导层的参与度和对IT治理需求的认识（22%）：IT被视为一种战略推进手段，越来越受到学校高层领导者的关注。

　　IT治理的结构和范围

　　根据调查，高校IT治理主要由首席信息官（CIO）以及其他IT领导者共同领导。在学校已建立IT治理的受访者中，绝大多数（72%）认为CIO或同等职位是领导学校IT治理的职位之一。受访者还认为其他IT主管（21%）、副CIO或同等职位（20%）、首席信息安全官（CISO）或同等职位（17%）也是IT治理的领导者。这一结果可能表明，各学校正在围绕IT治理制定IT部门的管理范围，使其与IT部门内部的职能更加一致。

　　IT治理的战略职责正变得越来越普遍。在目前已经或正在建立IT治理的学校中，许多战略活动通常属于IT治理的范围，包括使IT/技术战略与学校战略保持一致（72%），建立或维护政策（71%），以及批准学校的IT/技术战略（65%）。对服务改进优先级（54%）和服务水平（39%）提出建议的责任略少；6%的受访者报告了“其他”责任，包括可访问性、对IT成功指标的建议、变革管理、合规性和采购（图1）。

图1 IT治理的职责

　　大多数学校的IT治理主体负责提出建议，但不做决定。在其学校已建立IT治理或计划实施IT治理的受访者中，略高于三分之一的受访者表示，IT治理主体被期望或授权做出相关重要决策（35%），而51%的受访者表示，其学校IT治理的任务是为其他最终决策提供建议（图2）。

图2 IT治理的权利范围

　　选择“其他”的受访者描述了各种各样的权力，包括在某些情况下做出决策，在其他情况下提出建议；批准其他团队提出的建议；设置常设委员会做出决定，咨询委员会提出建议或提供见解。

　　有趣的是，与IT治理的任务是为其他最终决策提供建议的受访者相比（32%有效/极其有效），那些IT治理被期望或授权做出相关重要决策的受访者，对其学校IT治理的有效性给予了更高的评价（58%有效/极其有效）。

　　利益相关者的参与

　　在目前已经或正在建立IT治理的学校中，各利益相关者在支持学校IT治理过程中所扮演的角色有以下三种：

　　决策者：在相关重要决策中拥有发言权；

　　综合贡献者：积极协助决策，但不是决策者；

　　临时合作者：咨询与合作，对决策没有直接发言权。

　　调查结果显示，学生的参与度最低，教师一般协助贡献决策，而高层领导者则是决策者。多数受访者（39%）表示学生没有（或不会）参与学校的IT治理，35%的受访者表示学生扮演“临时合作者”的角色，23%的受访者表示学生是“综合贡献者”，仅有6%的受访者表示学生是支持IT治理的“决策者”（图3）。大多数受访者将非IT部门主管（69%）和非IT员工（60%）视为“综合贡献者”。教师被视为“综合贡献者”（45%）和“临时合作者”（44%）。

图3 IT治理的利益相关者

　　绝大多数高层领导者认为，他们目前对IT治理的参与是足够的（83%）。希望提高参与度的高层领导者提到了目前限制其参与度的几个因素：相互竞争的战略优先事项过多、时间限制以及无效的IT治理结构或流程。

　　在教师、学术领导者、其他非高层领导者中，54%的人认为其学校的高层领导者尽其所能支持IT治理，但31%的人表示不同意，15%表示不知道。

　　重塑IT治理将其作为重要战略职能

　　正式的IT治理被认为更加有效。在学校已建立IT治理的受访者中，53%的受访者认为其学校的IT治理有一定效果，6%的受访者认为完全无效，39%的受访者认为有效或非常有效（表1）。学校正式推进IT治理的受访者中，认为IT治理有效或非常有效的人数约为没有正式推进IT治理的受访者的两倍（分别为50%和24%）。同样，那些IT治理被期望或授权做出相关重要决策的受访者，认为IT治理有效或非常有效的人数也远远多于采用其他模式的受访者。

表1 IT治理的有效性

　　学校应从战略角度出发，为IT治理提供支持并更好地定位其增值作用。根据调查，受访者认为成功的高等教育IT治理最关键的要素分为以下三个主题：IT治理的战略组成部分、IT治理模式的属性和IT治理关注的领域（表2）。

表2 IT治理的关键要素

　　在这三个主题中，高等教育IT治理的五大关键要素如下：

　　战略愿景、规划、调整（36%）；

　　利益相关者的意识和理解、参与和角色（36%）；

　　领导参与、支持和伙伴关系（IT和非IT）（30%）；

　　清晰、及时的全校沟通（27%）

　　清晰的文档（政策、流程和职责）（19%）。

　　共同挑战

　　战略职能之间的错位可能比想象的更为普遍。即使有越来越多的学校让其IT治理主体参与战略相关的工作，但授权IT治理主体做出战略决策的学校却很少。高校及其IT领导者应该考虑如何将IT治理流程与学校治理和运营模式相融合，以便使IT治理主体更有效地履行其战略职能。

　　各学校应从战略角度考虑如何推动IT治理工作。正式推进IT治理工作的学校，以及IT治理主体被期望或授权做出相关重要决策的学校，对学校的IT治理有效性给予了更高的评价。在高等教育重新定义IT治理的过程中，各学校需要考虑学校背景以及IT治理与战略规划和其他战略职能的一致程度。学校可能需要探索其工作环境能在多大程度上推动成功的IT治理，包括提高工作本身的价值。

　　有前途的实践做法

　　幸运的是，IT治理主体和决策者之间的脱节还没有根深蒂固。学校有机会为那些积极推动或参与IT治理的非高层领导者，与主要充当IT治理决策者的高层领导者之间搭建沟通合作的桥梁。非高层领导者正在寻求通过IT治理实现变革所需的权力，各学校也有机会评估当前的决策结构是否足以支持其IT治理工作。

　　加强合作和跨职能关系是IT治理取得成功的关键。为使IT治理得到清晰的理解、充分的支持和良好的定位，学校领导者需要加强与IT部门的战略合作关系，向各利益相关者展示IT治理的价值。成功的IT治理应基于清晰明确的目标和优先事项，以及支持IT治理的关键文化属性，以确保IT治理发挥更大的作用和价值。

　　本文同时刊登于《中国教育网络》2024年2-3月合刊

　　来源：EDUCAUSE

　　作者：阿什利·卡隆

　　编译：项阳

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