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EDUCAUSE 2023年度十大IT议题⑤丨改进高校IT服务支持混合工作模式

2023-06-07 中国教育网络

　　EDUCAUSE日前发布了《2023年度十大IT议题：基础模型》报告，描述了高校未来将如何发展的基础模型（Foundation Models），这些模型由领导力、数据、工作和学习三个主题构建而成。与人工智能的基础模型一样，高等教育的基础模型会带来巨大好处，可能代表着学校前进的最佳路线。将我们逐期刊载该报告，本期为第五期，主要介绍议题七和议题八内容。

从数据洞察到数据行动

　　将数据分析转化为行动计划，以提高学校绩效，增强运营效率，并提高学生的成功率。

　　“我们必须更好地利用技术和信息系统来获得数据洞察力，更全面地推动数据战略。如果我们不把数据作为战略重点，那么我们在其他战略上就不会成功。我们必须拥有更好的技术、更好的信息系统、更好的洞察力和更好的可视化来驱动其他一切行动，从我们如何设计研究和课堂体验，到我们如何利用设施以及如何优化空间。”贝勒大学首席商务官布雷特·道尔顿（BrettDalton）表示。

　　学校的决策者不能再依赖过去的经验了。新冠疫情流行之后的世界将与流行前的世界截然不同，因此高等教育也需要继续进化并适应新的环境。数据分析是帮助领导者和决策者了解他们该如何实施新的战略举措以及这些举措的有效性的重要工具。各个院校已经实施了各种数据分析项目，这些项目是院校领导做出短期和长期决策的基础。但是，现在是时候进一步改进现有的数据分析项目，让其更加成熟，以适应疫情大流行之后的学校管理和发展战略。

　　最重要的是，数据分析的重点需要从历史方法（使用数据来了解已经发生的事情）转变为面向未来的方法（使用数据来预测未来发展方向），以便帮助学校领导层决定未来五到十年学校发展战略的主要举措。学校的领导层也应该采取进一步行动，他们需要与数据服务软件商等利益相关者合作，分析数据并决定是否行动以及如何根据数据采取行动。

　　2023年的挑战

　　来自于学校的不同部门越来越多地采用独立的云解决方案引入数据。这带来了数据管理和数据整合的难题，随着云系统的激增，这一难题变得更具挑战性。

　　也许最大的挑战是学校领导层和员工队伍实施数据战略和战术变革的能力。学校正在努力解决职位空缺的问题，这个问题让现有工作人员的工作超过了他们能承受的范围。不可避免的是，那些不太紧急的工作将被推迟，即使它们有可能会提高效率。数据分析所承诺的效率提升并不是一夜之间就能实现的。它需要技术人员努力学习，并根据所学到的知识采取行动，发现错误，然后调整，这是从数据洞察到数据行动的必要转变的一部分。

　　要建立的基础

　　当数据分析项目从数据洞察力转变为数据行动时，它们就成为学校文化变革的驱动力。数据分析项目的核心是检查人们的工作方式，决定工作何时和为什么需要改变，以及应该如何改变。但是当这些项目特别专注于工作中的低效和差距问题时，这些变革的努力可能会引发系统失败的风险。

　　领导者可以通过将变革的重点从发现工作中缺失的内容转向发现工作中有效的内容，从研究该取消哪些工作转向该如何改进工作，来减少对员工的压力。建立一种有包容性和归属感的文化对于从数据洞察到数据行动的转变至关重要。如果员工个人没有安全感，就无法去进行变革尝试，那么这项工作在开始之前就已经失败了。

　　数据分析需要在学校层面进行。学校必须拥有数据。职能部门和学术部门的领导可以对数据进行管理，但他们需要同时将自己拥有数据的所有权让渡给学校，以最大限度地发挥数据分析的影响并控制成本。要让数据发挥作用，需要及时针对数据采取行动。工作人员需要从简单地报告过去的数据转变为在特定时刻提供可操作的、与运营相关的数据。实现这一转变的障碍之一是，各部门往往希望在等待业务升级时保留现有运营数据。这使得学校层面的数据分析和行动在短期内无法进行。

　　数据分析举措所能完成的效果由领导层投入资源的水平和范围决定。有限的投入将导致有限的效果。

　　根据数据洞察采取行动需要好的数据。好的数据包括数据治理、数据定义，以及越来越多的集成数据。经验丰富的IT领导和专业人员很适合成为整个学校数据的管理者。

　　数据洞察需要有效的数据分析、数据报告和数据可视化的工具。这些工具的使用者需要了解何时、为什么以及如何使用它们。好的工具将帮助教职员工更轻松地观察和使用数据。

　　数据行动需要项目管理工具，以及对数据行动措施进行实时跟踪和可视化的能力，这样负责根据数据洞察采取行动的人就能知道他们的行动效果如何。

　　数据集成可以使预测分析更加有效，并为采用人工智能和机器学习技术奠定基础。

　　新的数据基础和应用需要员工学习新的技能。所需的技术技能包括主数据管理，系统和数据集成，以及商业智能（BI）。数据科学家将是必不可少的，特别是那些了解高等教育行业和他们所在学校业务的人才。但这样的人才十分稀缺。

　　数据分析职位的关键岗位也需要新的技能。他们必须能够理解如何管理、分析、可视化和解释数据，以及如何洞察数据内在的趋势并采取行动。他们需要摒弃凭感觉工作的旧方式。除了数据处理流程的顺利运行，还需要对数据进行审计。

　　今天的许多工作都需要数据分析能力，但这个能力要求可能不会出现在招聘的工作描述中。当人们处于工作过度紧张的状态时，往往会拖延他们认为不重要的工作。有时候，数据分析工作就被视为这种不重要的工作。但是对于许多重要的工作岗位来说，数据分析工作的重要性应该得到重视。让员工负责地使用数据需要成为某些岗位的核心原则。

　　过多的数据会让人不知所措，阻碍他们洞察数据和采取行动。解决这个问题，需要确保数据分析人员可以根据特定决策任务和角色需要访问特定的数据子集。

　　加强高等教育

　　数据分析是学校改革和转型的一个重要组成部分。了解学生和其他利益相关者的当前需求和新出现的需求可以提升高等教育机构的未来地位。提供数据洞察和行动计划的数据分析项目可以让学校的领导者将校园运营与学校发展战略相结合，并最终与学校的愿景和使命联系在一起。为达成这个目标，在全校范围内对数据分析保持前瞻性的关注至关重要。

IT运维的新时代

　　更新IT服务以支持远程/混合工作模式。

　　“不仅仅是我们的工作方式向混合模式转变，我们的IT基础设施和服务也需要向混合模式转变。IT部门现在所管理的业务比以往任何时候都更复杂、更专业、更广泛、影响更深远，也更难保障安全。”英国约克圣约翰大学首席信息官艾玛·伍德科克（EmmaWoodcock）表示。

　　正如工作和学习已经向远程/现场的混合模式转变，IT基础设施和服务也需要同步转变。现在，从工具到服务，从教职员工到学生，一切都变得无处不在。IT员工需要随时随地为师生们提供支持。

　　由于学校的一切工作现在都可以在任何地方进行，IT部门现在处理的事情比以往任何时候都更复杂、更专业、更广泛、影响更深远，同时也更加难以保障安全。IT专业人员所管理的数字环境是新旧架构的混合体，同时分布在校园内部和云端。工作人员需要继续学习，增长技能和知识，以成功管理此类环境。

　　IT部门负责人必须重新思考和设计IT基础设施和服务，采用行业标准的良好做法，并使其适应这个IT支持的新时代。如果做不到这一点，就会给学校的生存能力带来巨大的风险。

　　终端用户对用来支持其学习和工作的工具有很高的期望。为了满足这些需求，一些学校正在修改其设备使用政策和方法，为用户提供分布式的而不是基于办公室的工作环境。笔记本电脑正在取代台式机，人们可能会得到额外的设备（如相机和耳机）和应用程序（如协作套件）来进行虚拟协作。

　　2023年的挑战

　　为适应新冠疫情的工作调整往往是临时的和紧急的，要求IT专业人员和终端用户调整现有工具以适应疫情下的工作条件。IT部门负责人现在则专注于为分布式数字校园建立一个更具适应性和可持续性的基础设施和支持环境，同时保持对物理校园的关注。这项工作需要时间、资源和变革的热情。新工作模式的挑战包括创造一种专注于获得新数字技能的学校文化，改进学校的政策和程序，建立师生员工的网络安全意识，并继续在不稳定的供应链条件下保证系统运行。

　　政府资金帮助许多学校适应并渡过了新冠疫情最困难的时期。但2023年将是一个预算更加精简的年份，学校的领导者需要想办法在预算内继续实施这些举措。

　　IT部门必须提供一个比以前更好更强大的校园网络。这个网络必须是无处不在的，支持从物联网到住校生的家庭式体验的一切功能需求。同时，远程学习者和工作人员与学校资源的连接取决于他们当地的宽带服务。但是宽带接入质量在美国和世界各地都参差不齐，这给远程工作和学习带来了重大的挑战。

　　要建立的基础

　　学校所有的管理人员将更加专注于确保所有的工作人员——无论是在校园内工作，混合型，还是远程工作的人员——都能理解学校的业务，并与业务的服务提供者建立起牢固的合作关系。IT部门负责人需要努力保持和提高他们在学校治理中分担的作用。

　　在校内外同时提供无缝、安全的用户体验需要技术支持、用户意识和员工培训，这些支持和培训为无缝安全地访问数字资产提供基础。虽然IT部门会提供相应的工具，但学校的每个人都必须提高使用和保护信息的技能。

　　为了能让新的工作和学习模式（任何地方/任何时间）取得成功，IT员工和用户都需要学习包括技术和人际关系在内的新技能。技术方面的技能包括网络安全实践、数据管理和协作工具。IT人员将需要学习如何优化和简化计算机配置以及终端用户系统和数据管理系统。复杂的系统对于可用性和安全性来说并不友好。

　　为了能在混合环境中有效地管理和工作，管理人员和工作人员需要学习和掌握新的技能。在家工作的新模式为日程安排和工作提供了许多新的可能性。员工可以将工作与家务、家庭责任和自我照顾安排在一起。这种灵活性的另一面是责任感。工作人员和管理人员将需要更有效、更频繁地就任务的状况以及新的任务和问题进行沟通。当员工和团队处于混合工作模式中时，许多人会发现项目管理和时间管理更具挑战性。

　　高等教育机构已经表明了重视和增加学校社区多样性的承诺。学校领导者将需要调整沟通、规范、会议、庆祝活动和其他工作文化的元素，以适应混合工作模式，让他们一直努力建立的多样性元素得到表达和保留。

　　面对复杂的混合工作环境，领导者需要同理心，并鼓励把同理心作为一种核心价值和能力。每个人都需要时刻注意工作和个人生活是否和谐，防止工作和生活之间出现太大的偏差。最重要的是员工和管理者之间要相互信任，并保持对学校使命的关注。无论身在何处，即使不在一起，所有的工作人员都必须尽自己的责任一起完成工作。

　　加强高等教育

　　继续改进IT服务支持的提供方式将有助于IT工作人员和他们所服务的师生员工变得更加灵活，具有更强的适应能力。每个人都知道，如果发生了阻碍A计划的事情，那么就需要已经准备好的B计划和C计划来完成同样的事情。我们需要认识到周围的世界是非常多变的，这会让大家在事情发生时变得更加理解和包容。IT工作人员和他们所服务的师生员工需要加强合作，以适应新冠疫情带来的挑战。他们应该继续保持已经建立的伙伴关系和协作方式。

　　现在是时候号召IT工作人员更加关注高等教育独特强大的使命，并与学校的其他教职员工联合起来为这个使命服务。这种关注将提升学校的服务能力并让学校可以吸引更好更强的员工。IT员工，特别是新的IT员工希望高等教育能够为他们提供一个机会，使他们相信正在努力创造的产品的意义，相信他们的工作对世界产生的重要影响。

　　2023年度十大IT议题

　　1.在会议上占有一席之地

　　确保IT领导层是学校战略规划中的全面合作伙伴。

　　2.隐私和网络安全101

　　将隐私和网络安全意识与教育植入课程和工作环境中。

　　3.进化，适应，或失去人才

　　创建一个允许并支持向不同方向移动的工作环境，以适应个人和职业目标的转变，并促进更健康的工作/生活平衡。

　　4.顺利的学生体验

　　利用技术、数据的洞察力和敏捷性在不同的环境下创造顺畅平滑的学生体验。

　　5.丰富领导力的战术

　　以谦逊和坦诚的态度进行领导，以吸引、赋能和留住IT员工。

　　6.扩大招生人数和利润

　　将数据和分析举措的重点放在确定具有高潜力的招生投资回报率的学术项目上。

　　7.从数据洞察到数据行动

　　将数据分析转化为行动计划，以提高学校绩效，增强运营效率，并提高学生的成功率。

　　8.IT运维的新时代

　　更新IT服务以支持远程/混合工作模式。

　　9.在线、面对面还是混合？是的

　　制定一个以学习为先、技术赋能的学习战略。

　　10.SaaS、ERP和CRM：创造机会的新技术组合

　　在新ERP解决方案下管理成本、风险和投资价值。

　　来源：EDUCAUSE Review

　　议题七作者：Brian Basgen，Adrian Ellison，Curt Hillegas，Pekka K?hkipuro，Leah Kraus，John Stroud；

　　议题八作者：David Ayersman，Barron Koralesky，Emma Woodcock；

　　翻译：东南大学杨望

　　责编：项阳

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